Guida introduttiva

Benvenuto su Todoist!

Guida introduttiva

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Questa guida ti aiuterà a conoscere le operazioni di base di Todoist e ad iniziare con un sistema di gestione delle attività semplice per mantenere l'organizzazione e restare al passo con ciò che è necessario fare.

Imparerai a usare Todoist per:

  • Monitorare tutto ciò che devi fare
  • Organizzare e portare avanti i progetti più importanti
  • Pianificare le giornate per ottenere la massima concentrazione e produttività

Iniziamo?

Monitorare le tue attività

A quanto pare, i nostri cervelli sono impostati per pensare continuamente alle attività non portate a termine. Una caratteristica utile quando c'è solo un'attività su cui lavorare. Non altrettanto quando si hanno oltre 30 attività a cui pensare contemporaneamente.

Ecco perché il primo passo per organizzare la tua vita ed il tuo lavoro è di trasferire le informazioni dalla tua mente al tuo elenco di cose da fare. Da lì potrai iniziare ad organizzare e assegnare priorità in modo da sapere esattamente su cosa e quando concentrare l'attenzione.

Aggiungere nuove attività

Per aggiungere una nuova attività su Todoist, clicca il + oppure usa il tasto rapido Q per aprire la finestra da cui aggiungere un nuova attività, scrivi il nome dell'attività e seleziona Invio.

Consigliamo di scaricare le nostre app per Mac, Windows, iOS, Android e altre piattaforme così da poter inserire attività su Todoist appena saltano in mente, ovunque tu sia.

Date di scadenza e ore

Se sai di dover completare l'attività in un determinato giorno, scrivi una data di scadenza e/o l'ora insieme al nome della tua attività.

Consiglio di Todoist:

Todoist riconoscerà e aggiungerà automaticamente la data di scadenza in modo da velocizzare la creazione di attività, soprattutto tramite dispositivi mobili. Se vuoi che una parola o frase evidenziata faccia parte del nome dell'attività, è sufficiente fare clic sulla parola o frase per togliere l'evidenziazione.

due date

È inoltre possibile aggiungere date di scadenza ricorrenti alle tue attività come ad esempio ogni primo del mese, ogni 2 settimane iniziando 1 Giugno, oppure ogni lunedì. Quando un'attività ricorrente viene completata, la data di scadenza si aggiornerà automaticamente. Ottima soluzione per ricordare qualsiasi cosa, dal pagamento dell'affitto all'invio di report trimestrali.

repeating due date

Creare sotto-attività

Prova a rendere le attività concrete e gestibili - cose che puoi realizzare in un'ora o meno. "Creare la mia azienda" è un'attività troppo grande, vaga e che rischia di essere posticipata. "Pensare ad un elenco di 25 idee di business" oppure "Chiamare Giorgia per un consiglio su un buon avvocato" sono passi più semplici e che non richiedono particolari decisioni per essere portati avanti.

È possibile aggiungere questi piccoli passi come sotto-attività all'interno di un'attività di livello superiore. Trascina un'attività e lasciala a destra sotto un'attività principale per renderla una sotto-attività.

A volte, alcune tue attività potrebbero richiedere tanti passi, ed in questi casi conviene trasformarle in progetti...

Organizzare dei progetti

I progetti aiutano ad organizzare le attività in elenchi separati. Todoist fornisce un elenco di progetti standard da cui iniziare, ma è possibile creare, eliminare, rinominare, riorganizzare e attribuire codici colore ai progetti.

edit project

Creare nuovi progetti

Molti utenti trovano utile separare le attività in progetti più grandi come Lavoro e Personale. Poi creano nuovi progetti in Todoist per le cose più importanti e a lungo termine su cui stanno lavorando. Ad esempio:

  • Se sei un insegnante, puoi creare un progetto per pianificare gli argomenti in ogni classe in cui insegni.
  • Se ti occupi di sviluppo software in un gruppo di lavoro dinamico, puoi creare un nuovo progetto per monitorare ogni applicativo su cui stai lavorando.
  • Se lavori nel marketing, puoi creare un progetto per ogni nuova campagna che intendi lanciare.
  • Se lavori come freelancer, puoi creare un progetto per ognuno dei tuoi clienti (Puoi anche condividere i progetti con i tuoi clienti).
project examples

Per creare un nuovo progetto clicca suAggiungi Progetto in fondo all'elenco dei tuoi progetti, scrivi il nome del progetto, seleziona un colore e clicca su Invio.

Pianificare i tuoi progetti

Per iniziare, prova a mantenere il tuo elenco di progetti il più semplice possibile. Questo renderà più facile decidere dove inserire le attività e ti aiuterà a focalizzare il tuo tempo e le tue energie su un piccolo numero di progetti importanti. È sempre possibile aggiungere altri progetti in un secondo momento.

Per ogni progetto creato, chiediti quali sono i passi da compiere per farlo avanzare. Non ha importanza aggiungere tutto subito, è sempre possibile tornare indietro e aggiungere nuovi passi appena vengono in mente. Aggiungi tutti i passi a cui stai pensando come attività all'interno del progetto.

Per iniziare, identifica il primo passo concreto da compiere per far avanzare il progetto. Trascinalo e lascialo in alto nell'elenco attività del progetto.

Consiglio di Todoist:

È possibile aggiungere velocemente un'attività in un progetto specifico scrivendo # nel campo del nome attività. Todoist farà automaticamente comparire un elenco con tutti i progetti, sempre più ristretto man mano che si continua a scrivere il nome del progetto. Questa funzionalità è particolarmente utile per aggiungere velocemente attività tramite dispositivi mobili.

La tua Inbox

Non sai esattamente dove inserire una nuova attività? Aggiungila nella Inbox e decidi più tardi. L'Inbox è utile come elenco standard per le attività a cui non è stato ancora assegnato un progetto o per le attività a cui non è stato ancora assegnato un progetto particolare. Quando sei pronto/a, è possibile trascinare e lasciare queste attività nel progetto presente in elenco.

Ora che hai un piano concreto e gestibile per portare avanti progetti e obiettivi, diamo un'occhiata a come trasformare questa visione di insieme in una lista di cose da fare quotidianamente organizzata.

Pianificare la tua giornata

Anche solo elencare ed organizzare le attività può essere di grande sollievo quanto si è sopraffatti dalle cose da fare.

Ma la vera forza di Todoist sta nell'aiutarti a pianificare ogni giornata per permetterti di fare progressi su ciò che è veramente importante per te.

Oggi e Prossimi 7 giorni

Le tue visualizzazioni Oggi e Prossimi 7 giorni permettono di avere una visione di tutte le attività in tutti i tuoi progetti che hanno scadenza oggi oppure nei prossimi 7 giorni. Qui è dove spenderai la maggior parte del tuo tempo in Todoist.

La tua visualizzazione Prossimi 7 giorni facilita la pianificazione della settimana in anticipo. Molte persone dedicano una mezz'ora la domenica o il lunedì mattina per avere una visione di insieme della settimana e decidono ciò che devono realizzare ogni giorno.

next 7 days

La tua visualizzazioneOggi permette di focalizzare facilmente l'attenzione sulle cose importanti di ogni giorno. Durante la giornata, è possibile controllare l'elenco Oggi per avere una visione delle prossime attività. Puoi anche stampare la lista delle tue attività giornaliere e tenerla sulla scrivania come riferimento.

Consiglio di Todoist:

Puoi visualizzare e pianificare le attività anche più in là nel futuro. Basta scrivere il numero di giorni che intendi visualizzare - ad esempio 30 giorni - nella barra di ricerca Ricerca Veloce che si trova in alto su Todoist.

view tasks for the next 30 days

Dare priorità alle attività

Molte persone hanno difficoltà a mantenere una lista di attività perché sovrastimano ciò che sono in grado di portare a termine in una giornata e non riescono a dare priorità alle loro attività.

Ecco perché suggeriamo questi 3 principi guida per pianificare la tua giornata con Todoist:

  • Non tutte le attività sono uguali

    È facile che riunioni, email e altre attività minori e urgenti riempiano la tua giornata. Il risultato è che le attività più importanti rischiano di venire posticipate a domani. Trovare il tempo per identificare le tue attività importanti prima di iniziare a lavorare può aiutarti a focalizzare il tuo tempo ed energia su ciò che ha risultati maggiori. Ecco un modo semplice per farlo:

    Prima di iniziare a lavorare, domandati: Cosa devo portare a termine per sentirmi soddisfatto di ciò che ho realizzato nella giornata?

    Identifica non più di 3 attività importanti per la giornata, assegna una scadenza entro la giornata se non sono state ancora pianificate e segnalale in rosso con Priorità 1. Questo le manterrà in alto nella lista di cose da fare.

    define priorities
  • Esegui le Attività Più Importanti come prima cosa al mattino

    Ora che sai quali sono le 3 cose da realizzare nella giornata, è ora di farle. Studi hanno dimostrato che la forza di volontà è più alta durante la mattinata, prima che decine di altre decisioni esauriscano l'energia mentale. Ecco perché è importante dedicarsi per prima cosa alle attività più importanti.

    Portare prima a termine le attività più impegnative aiuta l'umore per tutto il resto della giornata. Anche se dopo ci saranno interruzioni continue con chiamate, riunioni o email, avrai comunque fatto progressi nei lavori più importanti.

    Se hai seguito i consigli di questa guida, le attività più importanti saranno già organizzate in alto nell'elenco di cose da fare ogni giorno. Apri il tuo Todoist in visualizzazione Oggi come prima cosa al mattino e inizia a lavorare sulle attività più importanti.

    tasks for today
  • Aspettati l'imprevisto

    Non sempre è possibile completare tutte le attività che pensavi di portare a termine durante la giornata e va bene lo stesso! È umano sottostimare il tempo necessario per realizzare qualcosa.

    Ecco perché Todoist rende più facile essere flessibili e aggiustare i tuoi piani strada facendo. Al termine di ogni giorno, puoi utilizzare la visualizzazione Prossimi 7 Giorni per controllare e segnare come completate le cose portate a termine e valutare ciò che necessità di ripianificazione domani o durante il resto della settimana.

    Trascina ogni attività rimanente da oggi a domani oppure più avanti nella settimana.

    Consiglio di Todoist:

    Puoi sempre visualizzare un elenco delle tue attività completate facendo clic sull'icona grigia dell'orologio che si trova in basso nell'elenco attività del progetto. Se un'attività è stata segnata per errore come completata, puoi ripristinarla facendo clic sul segno di spunta.

    show completed tasks

Ora che conosci le basi di Todoist, puoi iniziare ad organizzare e prendere il controllo della tua vita e del tuo lavoro.

Se vuoi ottenere il meglio da Todoist, consulta queste risorse: